Rencontre avec Jean-Christophe Saluste, Chef de subdivision DSAC PN Pôle Médical, DGAC & Clara BABIN, Ingénieur d’Affaires chez Numen.
Pouvez-vous replacer ce projet de dématérialisation dans son contexte ?
La Direction technique Personnels Navigants de la DSAC (DGAC) est chargée de la politique de sécurité en matière d’aptitudes et de compétences des personnels navigants. Au sein de cette Direction se trouve le pôle médical qui veille à l’aptitude physique et mentale du personnel navigant. Les dossiers médicaux des navigants, qui se comptent en millions de pages, étaient disponibles en format papier. Fin 2023, la DGAC a initié un vaste projet de dématérialisation de ces dossiers médicaux. L’ initiative a pour but de sauvegarder les documents et de permettre aux médecins aéromédicaux agréés (AME) et aux centres aéromédicaux (AeMC) un accès, en temps réel et sécurisé, aux dossiers numérisés.
Peut-on définir plus précisément la finalité et les enjeux du projet ?
La DGAC s’est tournée vers la société Numen pour la numérisation des dossiers médicaux accumulés depuis une quarantaine d’années. Il s’agit des dossiers des pilotes professionnels, équipages de cabine et des pilotes de loisir. Aujourd’hui, cela représente environ 40 000 dossiers « actifs » papier soit plus de 2 millions de pages d’informations essentielles à la surveillance et au contrôle des aptitudes du personnel navigant. En effet, ces dossiers comprennent des documents de toute nature permettant le suivi médical : des résultats d’examens médicaux, des radios, des comptes rendus de visites, des électrocardiogrammes (de plusieurs mètres de long), … On comprend que les enjeux étaient de taille, il ne suffisait pas de numériser des feuilles A4 !
Qu’attendez-vous des dossiers numérisés ?
L’une des principales motivations est bien entendu l’accessibilité à l’information. Il faut vous imaginer que nous sommes passés d’une situation où un opérateur devait rechercher un dossier papier durant les heures de bureau (déplacement et recherche manuelle) à un accès aux dossiers médicaux en temps réel où que l’on soit ! A cela s’ajoutent, bien entendu, la sauvegarde des documents papier et une meilleure traçabilité.
Il est incontestable que ce projet contribuera à accroître la qualité du service et son efficience !
« Le travail de numérisation devrait être achevé d’ici la fin de l’année 2024. Début 2025, nous devrions disposer de la première version de notre futur outil de gestion électronique des dossiers des 200 000 navigants professionnels ou amateurs » Jean-Christophe Saluste, DGAC France
Numen, partenaire de la transformation digitale
Nous avons bénéficié d’une attention et d’une écoute des équipes de Numen qui nous a conseillés et accompagnés pendant plusieurs mois dans la définition de nos besoins. A l’issue de plusieurs ateliers, Numen nous a proposé des solutions techniques et sécurisées de numérisation dans ses locaux.
Traitement sécurisé de documents sensibles
Pour Numen, la DGAC est bien entendu un client prestigieux ! – introduit d’emblée Clara Babin, Ingénieur d’Affaires chez Numen – Le secteur public est un secteur que nous connaissons bien et qui représente une part importante de notre clientèle. Ce type de projet reste néanmoins spécifique car l’enjeu est de traiter des fonds documentaires sensibles avec une haute valeur ajoutée pour le pôle médical.
Comment se déroule le projet de numérisation : enlèvement des lots, numérisation, retour vers le client. Où a lieu le travail de numérisation ?
La prestation se découpe en 6 lots, ce qui nous permet de cadencer le travail. Pour chaque lot, Numen traite environ 330 000 pages. L’un de nos opérateurs se charge du conditionnement et de l’enlèvement des documents au pôle médical de la DGAC. Les documents sont ensuite transportés (sans arrêt) dans l’un de nos ateliers de numérisation certifié situé à Chambray-les-Tours. Une fois le lot numérisé et le travail de numérisation approuvé par le client, Numen renvoie les dossiers papier à un Tiers Archiveur de la DGAC qui se charge de conserver les archives papier de tous les dossiers numérisés.
Quel est le produit de la numérisation ?
Au terme du projet de numérisation, Numen produit un PDF par dossier navigant. Bien entendu, nous veillons à la qualité du processus de numérisation et des livrables ; nous vérifions la qualité des images (résolution, couleur, lisibilité, …), nous réalisons des contrôles visuels ou encore des contrôles de cohérence des champs d’indexation saisis par dossier. Les dossiers numériques, ainsi produits par Numen, sont transmis à la DGAC dans un environnement certifié HDS (Hébergement de Données de Santé).
Le projet en chiffres
- Nombre d’années couvertes : les dossiers les plus anciens remontent aux années ‘90
- Nombre de personnes concernées (dossiers) : 40 000 dossiers actifs
- Nombre de pages : plus de 2 millions, 200 mètres linéaires d’archives
- Durée du projet de dématérialisation : plus d’un an
